供电所规范化建设观察:去繁就简 回归本真

——云南电网公司供电所规范化建设“1+2+1”模式观察

信息来源:威尼斯人报 发布时间:2015-01-21

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  ●长期以来,供电所的精力被表单、报表、材料等管理要素耗尽,核心业务反而说不清。怎么回归?

  ●信息系统本质上是提高效率的手段,但系统太多太复杂、互不兼容,逐渐沦为摆设,谁来整合?

  ●对于供电所来说,最简单的管理,反而是最有效的管理。如何做到不忽悠、不折腾、不反复?

自开展供电所规范化建设以来,最让方文丽高兴的事情是丈夫杨林森终于能按时下班,做做饭。图为老杨邀请同事到家里吃饭。 崔峰齐摄

 

  酸笋煮排骨、葱花香芋、火烧肉拌米线……1月12日傍晚,云南省德宏傣族景颇族自治州,梁河供电局遮岛供电所的老杨下班回家后,做起了拿手菜。老杨全名杨林森,去年以来,老杨家搬了新房,女儿考上了大学,但最让妻子方文丽高兴的事情却是他终于能按时下班,做做饭,种种花,生活变得从容而幸福。

  很长一段时间,老杨已经习惯了加班,有时候忙抢修,更多时候是忙着补表单、做材料。2014年,这位忙碌了近30年的老员工,工作进入“1+2+1”的新常态模式:依据一套关键核心业务流程、生产和营销两个信息系统、一个所务管理平台,就能高效完成日常工作。

  有效是正道:“别被互相制造的麻烦压垮”

  “如无必要,勿增实体”,管理不是越多越好,关键在有效,别被互相制造的麻烦所压垮。

  “越忙越乱,乱中更忙。”在2014年开展供电所规范化建设以前,老杨和其他同事一样,经常白天出去巡线、抢修,晚上加班填表单、做报表、赶材料,这成为压在大家头上的“三座大山”。

  这一方面折射了供电所管理基础薄弱的现实图景:客户档案等家底不清、员工凭习惯干活、信息系统成为摆设;另一方面,也折射了供电所这个电网企业最小的管理单元所面临的无奈。

  供电所,麻雀虽小,五脏俱全,各条业务线的工作都要在这里落地。报表、指标、材料、文件……近年来,供电所面临的管理要求越来越多,越来越细。有的机械照搬主网,有的流于纸面难以实现,与供电所实际工作是“两张皮”。

  老杨说,班组员工有“三怕”:一怕上级当“二传手”,什么活都传到供电所,完不成只有弄虚作假;二怕业务部门意见不一致,一个表单怎么填,不同部门说法不同;三怕管理变化莫测,一个管理概念还没理解透又抛来一个新的,大家无所适从。

  “三座大山”和“三怕”,让供电所对线路运维、客户服务等核心工作反而无暇顾及,比如计划5天的巡线,有时候被迫压缩到3天完成。“上级每天想着下级应该干什么,下级每天想着怎么应付上级,长此以往,我们岂不是要被互相制造的麻烦所压垮?”一位基层员工说。

  “供电所的核心业务是什么?这本是个简单问题。但我们常常因为走得太远,忘记了为什么出发。”云南电网公司分管农电的副总经理郑之茂说,供电所人少且学历不高,事多而杂,制度、流程太复杂,基层很难接受,甚至是累赘。

  管理大师彼得·德鲁克曾说,管理的本分在于追求工作之有效。去繁就简,才能回归本真。借全面创先的东风,云南电网公司积极探索让供电所有效工作,“做好一件事”,涌现出昆明供电局“寻甸模式”、曲靖供电局“标+精”模式等基层首创。在网公司农电部的支持下,这些成果被提炼为“规范、真实、简单、有效”原则,凝聚为一本《县级供电企业供电所规范化工作指南》,形成“1+2+1”供电所规范化管理模式。

  老杨笑言自己又当回了学生,工作再也不能凭感觉,得对照指南按规范干活。这本28页的小册子,明确了供电所的配网运行管理和营销服务两个核心业务、8个核心业务流程以及各层级管理界面,解决了供电所干什么、怎么干的问题。

  “现在,不该供电所干的活,系统可以直接提取的统计数据,哪怕是上级安排的,我们也能拒绝。”老杨说。

  整合出效益:一个平台装进所有工作

  系统好用,才能让规矩做事的习惯,深入员工的脑海中而不是停留在电脑中。

  老杨每天上班的第一件事就是打开电脑,桌面上的所务管理平台,装着他日常所有工作。

  记者观察到,他的电脑旁贴着一张颜色发黄的备忘录,上面密密麻麻的写着生产管理、营销管理、OA等10多个信息系统的用户名和密码。“以前,账户和密码太多了,记不住。”老杨告诉记者,没有所务管理平台前,由于各个系统不兼容,退出一个才能登录另一个,系统用得费时费力。

  他给记者做了一个演示,建立一个客户档案,先登录营销管理系统填资料,发起任务电子化移交,再登录GIS系统接收任务,完成卫星定位、绘图等工作。然后登录生产系统,对图纸进行校对、审核、发布。最后,之前的流程全部倒推一次完成客户档案的建立,共计进出系统6次。

  信息系统建设的出发点在于提高效率。然而,由于不同的专业口都建设信息系统,而且缺乏横向协同,导致信息主要在各自系统内纵向流动,员工在多个系统之间频繁切换,拖累工作效率。

  人与人携手,才会有合力;资源与资源整合,才能出效益。2014年5月,云南电网公司根据基层的需求推出了供电所所务管理平台,在4个单位试点成功后,在全省816个供电所全面推广。它整合了供电所日常工作必需的8个信息系统,员工使用一个账号和密码登录,就能在平台里完成日常所有工作。

  整合,打破了部门之间的信息壁垒,进一步梳理清楚了业务流程、管理界面和岗位职责。现在,老杨用自己的名字“杨林森”登录所务管理平台,展示眼前的只有与他的岗位职责相关的信息系统及功能板块,再也不用在系统中反复折腾。

  “有人问我,快50岁了为什么还要这么认真地学习用系统?答案很简单,系统好用了,工作轻松了。”应用信息系统规矩做事的习惯,已经深入了老杨的脑海中而不是停留在电脑中。

  规范方从容:在繁忙中安然自若

  当组织中的每个人,在每个环节都知道该做什么,一种从容不迫的团队文化便水到渠成。

  1月12日早上,还在去办公室的路上,老杨就收到了一条手机短信提醒:“你有一条任务,开始时间1月12日,结束时间1月13日,负责人杨林森,内容为检查安全工器具”。这是所务平台自动发给他的信息。当天,老杨对安全工器具进行检查,发现两只验电器异常,填写了工作单上报安监部,并在系统中记录相关情况。

  “以前,大家每天等着我安排干活,工作是见子打子。加上与客户沟通,手机一天接打100多个电话,兜里要随时装着充电宝。”遮岛供电所所长尹以本说,应用所务管理平台的任务管理模块后,周、日工作计划直接分解到班组或个人,一天至多接打20多个电话。

  17时许,尹以本泡了一杯茶,坐到电脑前,轻点鼠标,在所务管理平台给当天员工的工作评价打分。评价结果自动输入到“绩效管理”模块汇总,不仅能让工作闭环管理,而且打破了以往的“大锅饭”,大家干多干少不再一样。

  现在,遮岛供电所就像一个交响乐团,“号手”也好,“小提琴手”也好,每个人都知道哪个环节该“演奏”什么,用不着“指挥”亲口告诉他。

  实际上,人还是那些人,事还是那些事,从容源自何方?遮岛供电所规范化建设的一组数据,说明这样的转变并非无根浮萍:工作表单由原来的197个精简到76个;营销业务所有报表从系统自动提取;配网、营业两个普查全部完成,站、线、变、户7个一致性指标有5个达100%……

  供电所规范化建设,逐渐移去了班组员工头上的“三座大山”。大家每天忙的都是有效的工作,做我所说,说我所做,有人检查、无人检查一个样,再也不用为了粉饰材料、数据而加班,心里终于踏实了。

  这天傍晚,准时下班的老杨热情地邀请记者到家里吃饭。小院里,菊花、兰花正吐露芬芳,串串香肠在屋檐下挂起,旧历新年味道已浓。“以前,忙完一年总盼着来年能轻松些,没想到只有更忙。如今,终于能一年比一年轻松了。”吃完饭,泡壶茶,回归生活轨道的老杨满脸笑容。

  本报记者 佘慧萍 通讯员 殷浩钦 毛雨贤 鸣谢:林元霸 田彬桔 杜瑞娟


云南电网公司2014年创先关键指标

  资产全口径客户平均停电时间4.18小时,同比下降9.15小时;在云南省十大公共服务行业公众满意度调查中连续5年排名第一;

  第三方客户满意度测评达76分,同比提升4分;

  所有县级供电企业综合线损率均降至10%以下;所有供电局安风体系评级达“三钻”及以上。


查看所务平台作业。李宝菊摄

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